Sygnalista zgłaszanie przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń obowiązująca w Urzędzie Gminy Pionki
Procedura nie przewiduje przyjmowania zgłoszeń w formie anonimów
Ważne definicje:
- Dyrektywa - Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305/17);
- Urząd Gminy Pionki;
- Sygnalista/osoba dokonująca zgłoszenia – jest to osoba, która w związku z pełnionymi obowiązkami, świadczoną pracą lub wykonywaną umową dokonała Zgłoszenia w trybie określonym w niniejszej Procedurze. Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, niezależnie od podstaw zatrudnienia lub charakteru stosunku prawnego łączącego go z Urzędem Gminy Pionki, której dotyczą zgłaszane nieprawidłowości, także po ustaniu tego stosunku oraz współpracownik, partner biznesowy lub klient;
- Uczestnik postępowania wyjaśniającego – każdy kto bierze udział w Postępowaniu wyjaśniającym, z wyłączeniem osób prowadzących Postępowanie wyjaśniające oraz Sygnalisty;
- Anonim - zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
- Działania odwetowe - bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane z dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia;
- Działania następcze - działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym w szczególności poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
- Informacje na temat naruszeń - dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;
- Kontekst związany z pracą - obecne lub przyszłe działania związane ze stosunkiem pracy, w ramach których - niezależnie od charakteru tych działań - osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;
- Naruszenia - działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem:
a) są niezgodne z prawem i dotyczą aktów Unii i dziedzin objętych zakresem przedmiotowym, o którym mowa w art. 2 Dyrektywy; lub
b) są sprzeczne z przedmiotem lub celem przepisów zawartych w aktach Unii i dziedzinach objętych zakresem przedmiotowym, o którym mowa w art. 2 Dyrektywy;
- Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia - osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności;
- Osoba, której dotyczy zgłoszenie - osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;
- Zgłoszenie za pośrednictwem kanału wewnętrznego - przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy lub pełnionych obowiązków;
- Pełnomocnik do spraw obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń („Pełnomocnik”) – osoba wyznaczona do realizacji i wykonywania zadań wynikających z Procedury zapewniająca sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom.
Jak dokonać zgłoszenia
Osoby, które posiadają wiedzę i informacje na temat naruszeń występujących przy wykonywaniu pracy lub przy realizacji zadań w Urzędzie Gminy Pionki, w jej imieniu lub w jej interesie, powinny bezzwłocznie dokonać zgłoszenia wskazując na fakty, zdarzenia i okoliczności im wiadome. Osoby te powinny działać w dobrej wierze oraz w oparciu o racjonalne elementy faktyczne.
Zgłoszenie powinno być udokumentowane i szczegółowo opisane w celu umożliwienia zbadania zasadności zgłoszonych faktów.
Osobą właściwą do otrzymywania i analizowania zgłoszeń jest Pełnomocnik do spraw obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń wyznaczony przez Wójta Gminy Pionki.
Urząd Gminy Pionki zapewnia dostępność i identyfikowalność Pełnomocnika do spraw obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Urzędzie Gminy Pionki.
Urząd Gminy Pionki zapewnia następujące kanały zgłoszenia informacji na temat naruszeń:
- W formie listownej na adres korespondencyjny: Urząd Gminy Pionki ul. Zwycięstwa 6a, 26-670 Pionki ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej za przyjęcie zgłoszenia: „Pełnomocnik do spraw obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń”, z dopiskiem na kopercie „Do rąk własnych”.
- W formie listownej przekazanej bezpośrednio do kancelarii Urzędu Gminy Pionki ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej za przyjęcie zgłoszenia: „Pełnomocnik do spraw obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń”, z dopiskiem na kopercie „Do rąk własnych”.
Przesyłki listowne adresowane na adres: Urząd Gminy Pionki ul. Zwycięstwa 6a, 26-670 Pionki z dopiskiem: „Do rąk własnych” nie podlegają otwarciu w kancelarii Urzędu Gminy Pionki i po zarejestrowaniu przekazywane są bezpośrednio do osoby o której mowa w § 2 pkt. 13.
Przesyłanie przesyłek listowych następuje z zachowaniem anonimowości.
- W formie rozmowy telefonicznej z Pełnomocnikiem do spraw obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń – w każdą środę w godzinach 9-11 pod numerem telefonu 48 612 15 14.
W przypadku zgłoszenia telefonicznego sporządzana jest notatka służbowa.
- W formie bezpośredniego spotkania z Pełnomocnikiem do spraw obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń – zorganizowanego w siedzibie Urzędu Gminy Pionki nie później niż w ciągu 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia telefonicznego.
Wzór zgłoszenia stanowi załączniki nr 1 do Procedury - link do wniosku
Zgłoszenie może zostać uzupełnione o zebrane dowody i wykaz świadków.
Powyższe kanały zgłoszeń dostępne są również dla Kontrahentów, Partnerów biznesowych oraz wykonujący jakiekolwiek czynności w imieniu lub na rzecz Urzędu Gminy Pionki.
Pełnomocnik do spraw obsługi procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Urzędzie Gminy Pionki w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia przekazuje informację zwrotna o potwierdzająca przyjęcie zgłoszenia. Przyjmuje się, że podczas sprawdzania zasadności otrzymanego zgłoszenia, Pełnomocnik może nawiązać kontakt z osobą przekazującą zgłoszenie w celu uzyskania dalszych niezbędnych informacji.
Szczególnie istotne jest, aby zgłoszenie zawierało następujące elementy, jeśli są one znane Sygnaliście:
Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
- dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, miejsce pracy;
- dane adresata zgłoszenia;
c. datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia;
d. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
e. opis nieprawidłowości, w tym ewentualne dokumenty potwierdzające zaistnienie nieprawidłowości;
f. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, zapewniającego zachowanie zasady anonimowości.
Ochrona zgłaszającego
Urząd Gminy Pionki gwarantuje poufność zgłoszenia oraz danych w nim zawartych, a także anonimowość Sygnalisty, który prześle zgłoszenie, również w sytuacji, gdy okaże się ono bezzasadne.
Wobec zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe.
Jakiekolwiek środki represji, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania wobec działającego w dobrej wierze Sygnalisty dokonującego zgłoszenia, będą traktowane jako poważne naruszenie zasad Procedury, mogące skutkować odpowiedzialnością a także rodzić odpowiedzialność materialną, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Urząd Gminy Pionki zastrzega sobie prawo podjęcia odpowiednich działań w stosunku do wszystkich osób, które zastosują lub zagrożą, że zastosują działania odwetowe wobec Sygnalistów.
Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Gminy Pionki Polityką Ochrony Danych Osobowych.
Klauzula informacyjna
Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – dalej RODO, informujemy że:
- Administratorem Pani/Pana* danych osobowych jest Urząd Gminy Pionki ul. Zwycięstwa 6a, 26-670 Pionki, adres e-mail: iod@gmina-pionki.pl, tel. (48) 612-15-14.
- W Urzędzie Gminy Pionki został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych – Grażyna Rojek, z którym kontakt jest możliwy pod adresem korespondencyjnym Urząd Gminy Pionki ul. Zwycięstwa 6a, 26-670 Pionki oraz pod adresem e-mail iod@gmina-pionki.pl.
- Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit c RODO - obowiązku prawnego wynikającego z przepisów prawa - DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa.
- Dane osobowe będą przetwarzane przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.
- Administrator zapewnia poufność przetwarzanych danych osobowych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie uprawnionym podmiotom, jeśli zajdzie taka konieczność w związku z weryfikacją zgłoszenia, w trybie określonym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
- Osoba, której dane są przetwarzane ma prawo do:
- dostępu do treści swoich danych - korzystając z tego prawa istnieje możliwość pozyskania informacji, jakie dane, w jaki sposób i w jakim celu są przetwarzane,
- prawo ich sprostowania - korzystając z tego prawa można zgłosić konieczność niepoprawnych danych lub uzupełnienia danych wynikających z błędu przy zbieraniu czy przetwarzaniu danych,
- prawo do ograniczenia przetwarzania - korzystając z tego prawa można złożyć wniosek o ograniczenie przetwarzania danych, w razie zakwestionowania prawidłowości przetwarzanych danych. W przypadku zasadności wniosku dane są jedynie przechowywane,
- prawo do usunięcia - korzystając z tego prawa można złożyć wniosek o usunięcie danych. W przypadku zasadności wniosku dane zostaną niezwłocznie usunięte. Prawo to nie dotyczy jednak sytuacji, gdy dane osobowe przetwarzane są do celów związanych z wywiązywaniem się z prawnych obowiązków administratora lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi,
- prawo wniesienia sprzeciwu - korzystając z tego prawa można w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych, jeżeli są one przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit e lub f (prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny). Po przyjęciu wniosku w tej sprawie nastąpi zaprzestanie przetwarzania danych w tym celu z wyjątkiem sytuacji, w której istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznane zostanie, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.
- Dane osobowe nie będą przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
Podanie danych osobowych jest obligatoryjne w oparciu o przepisy prawa a w pozostałym zakresie jest dobrowolne.